[デジタル ワークフォース #1] 名刺を上手に管理するにはどうすればよいですか?

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会社員に普段遭遇するトラブルを尋ねると、「名刺管理のやり方」(https://www.cheers.com.tw/article/article.action?id=5025448) が間違いなくトップに来ると思います。

人々が世界中をさまよっているとき、どうすれば刺されずに名刺交換できるでしょうか？しかし、問題は大量の名刺をどのように管理、保管するかです。ストレージは非常にシンプルかもしれません。私たちは皆、多くのセールスマンやジャーナリストの友人が、名刺の束を輪ゴムで縛り、引き出しの奥に放り込んでいるのを見たことがあるでしょう。もちろん、よりこだわりがある場合は、保管用に名刺ボックスや名刺ブックをいくつか購入することもできます。

しかし、名刺管理はどうすればいいのでしょうか？

さまざまな名刺管理方法の試み

正直に言うと、私はここ何年も職場で働いてきて、おそらく秘書に頼む以外に使ったことはありません。他のほぼすべての方法を試しました。名刺スキャナーやアプリで管理したり、携帯電話で撮影したり、Evernote に保存したりすることもできます。 D%95%E7%94%A8%E6%89%8B%E6%A9%9F%E6%8E%83%E6%8F%8F%E5%90%8D%E7%89%87%E5%88%B0-Evernote-) または Google のクラウド データベース!名刺の整理は手間と時間がかかるだけでなく、多くの場合持続不可能です。

＞あなたも同じような経験はありませんか？時間をかけて整理してアーカイブしたのに、肝心なときに連絡先が見つからない！

ほら、これってオフィスではよくある光景ですか？

私がメディアで働いていた頃、先輩記者が編集部の同僚を総動員して協力してくれたのを今でも覚えています。誰もが仕事をやめて、何年も前の特定のインタビュー対象者の連絡先情報を見つけるためだけに、数千枚の名刺を一枚ずつフィルタリングし始めました。

この経験はとても痛かったので、今でも印象に残っています。数年前のアプリの人気に追いつき、人事管理用のモバイル ソフトウェアの開発を考え、ワイヤーフレームや操作インターフェイスまでデザインしました。 （もし他にも興味のある方がいらっしゃいましたら、お気軽にご連絡ください！）

私の名刺管理の秘密

名刺を受け取ったときに、重要な情報を名刺の裏に書き留めることに慣れている人もいると思います (例: 出会った場所、働いている業界、共通の友人がいるかどうかなど)。正直に言うと、これは良い方法だと思います！でも、まずは名刺の美しさを壊したくないんです（本に線を引くのも耐えられないし、当然名刺に文字を書く習慣もない）。第二に、このデジタル時代において、この方法はまだ少し不便に感じます。

アプリの開発はまだ成功していませんが、簡単で便利な方法を見つけました。これを実践して以来、いざという時に連絡先が見つからないということがなくなりました！

手紙を書いてデジタルの足跡を残しましょう

さて、あまり気取りすぎないようにしましょう！実は私の名刺管理方法はとてもシンプルです。名刺を受け取った日には、どんなに疲れていても、忙しくても、相手に短く簡潔な挨拶状を書くようにしています。そこには出会いのきっかけや機会だけでなく、お互いの連絡先や重要な情報も含まれています。

この手紙には何を書けばいいでしょうか？ ✔ 新しい友達に会う機会と機会。 ✔ 簡単に自己紹介をし、連絡先情報も忘れずに含めてください。 ✔ お互いに助けを求められるよう、今後も連絡を取り合っていきたいと考えています。

これは一種の職場でのエチケットであるだけでなく、手紙を書くことで自分自身とこの新しい友人に対する印象を深める方法でもあります。もちろん、より重要なのは、後から追跡できる「デジタルの足跡」を残すことです。

Google のおかげで、今日の検索テクノロジーは非常に便利で強力です。 Gmail が常に安全である限り、名刺管理の難しい問題は自然に解決されます。

会社員の皆さん、名刺の管理に悩んでいませんか？私の「デジタル足跡」を残す方法を試してみませんか？名刺スキャナーやアプリを購入する費用を節約できます。また、友達とコーヒーを飲みながら (http://acoffee.club/)、友達とつながることもできます。

★画像出典：Geraldine Lewa

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