説明会はありますか？ プロフェッショナルなプレゼンテーション スキルを向上させるための 7 つの習慣を身につけよう
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この記事 は Liu Yiyou によって書かれ、Presentation． Easy Presentation Workshopの創設者。彼はビジネス プレゼンテーションで 10 年以上の経験があり、プレゼンテーションの構成、情報の視覚化、戦略的提案、資金調達プレゼンテーションを得意としています。 「Content Hacker」の転載を許可していただきありがとうございます。ここで感謝を申し上げます。
私たちは多くの場合、より専門的で目を引く ブリーフィング をより短時間で作成したいと考えています。プレゼンテーション ソフトウェアの操作に習熟し、プレゼンテーション制作で多くの経験を積むことに加えて、より効果的に プレゼンテーション スキルを磨く ためのヒントはありますか?
これまでの職場での仕事の性質上、研究報告、営業プレゼンテーション、会議プレゼンテーション、指導プレゼンテーション、進捗プレゼンテーションなど、大量のプレゼンテーションを作成する必要があり、プレゼンテーションを準備する時間が十分になく、完成する前に急いで渡すことがよくありました。これは仕事の進捗に影響を与えるだけでなく、上司の私への評価にも影響します。
プレゼンテーション制作の経験の蓄積と先人たちの経験の共有を受けて、私もプレゼンテーション指導や効率化に関する本をたくさん読み、少しずつプレゼンテーション制作の効率化が図れる方法をまとめてみましたので、ここで共有したいと思います。これら7つの習慣を身に付け、実践することで、プレゼンテーションデザインの品質と専門性が向上するだけでなく、プレゼンテーション制作の時間も短縮され、職場でのプレゼンテーションの目的をより正確に達成することができます。
習慣 #1 分離、平静、無執着の考えを適用する
「不要なデータをカットし、余分な資料を廃棄し、収集への執着から脱却する。」これは、「体系的」のデータ構成に示されている最初のレベルの思考です。
(1) フォルダーの命名ルール: フォルダー、ファイル名、日付などの [エンコーディング ルール] (https://www.playpcesor.com/2015/10/file-name-tips.html) を設定して、インデックス作成の効率を向上させます。
(2) インスピレーション ライブラリ: デザインに近道はなく、プロ意識は細部の処理にあります。インスピレーションは一瞬や考えただけで湧いてくるものではありませんし、才能も疲れてしまうこともあります。それは、あなたが普段見たり聞いたり考えたりすることから生まれます。毎日たくさん本を読み、気に入ったものや必要なものを集め、時々再閲覧し、（古くなったもの、記憶に残ったもの、役に立たないもの）を削除します。これらはある程度蓄積されると潜在意識に入り「直感」となります。
(3) もう一度考えてみましょう: プレゼンテーション作業にメモや説明を書きます。しばらくしてから、過去に書いたものを見直し、再度新しいメモや説明を書きます。これは時間、情報、思考の配置です。
「無駄な要素をそぎ落とし、余分な情報を排除し、デザインへのこだわりから脱却する。」これは私がこれまで現場で経験してきた第二段階の考え方であり、それはプレゼンテーション制作の「効率化」に表れています。
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ブリーフィング デザインの躍進/Liu Yiyou
ブリーフィングは 引き算の哲学 であり、より少ない要素でより多くの含意を表現する方法を学んでいます。ブリーフをデザインするとき、次のように考えることができます。「この要素を削除すると、表現に影響はありますか?」話し言葉で表現した方が良い場合は、それを削除して、聴衆の注意を妨げる不要な要素をカットすることもできます。
情報を提示するときは、どれが 必要 (必須) で、どれが補助参照として使用される (あれば便利) かを考える必要があります。プレゼンテーションは、発表するのにどれだけの時間と労力がかかるかではなく、聴衆が理解しやすくするために必要な情報だけを提示する必要があります。
一般の人が説明会を設計する際によく誤解するのは、「効率化したくないわけではないが、説明会を10ページ以内にまとめてしまうと、相手に時間がかかりすぎていると感じさせてしまわないか？」ということです。しかし、2 週間以上の時間が費やされたことは明らかでした。しかし、入れられなかった部分については、人々は自分が明確に考えていなかったように感じるでしょうか？しかし、私は明らかにそれについて考えました！その結果、プレゼンテーションのページ数や文字数が個人の努力の結果であると誤解する人が多くいます。
そして、デザイン ブリーフ の経験を積むと、「デザイン センス」が気になり始めることがよくあります。スライドに何かを追加して、よりデザイン的でユニークなものにしてみましょう。しかし、これでは情報を分かりやすく伝えるという説明会の本質が無視されます。
習慣 #2 2 つの解決策は多すぎず、3 つの解決策が適切です
モールには、スーパーバイザーや顧客を説得するのに絶対に役立つ 3 つのソリューションがあります。 「はい・いいえ」の単一選択の質問は、相手に「これが最善の解決策なのかな？」と思わせやすいです。これにより、プレゼンテーションの効率が大幅に低下し、多くの不要な質問が発生します。比較するための基準がないからです。
「単一選択の質問」、または複数の選択肢を含む「多肢選択の質問」を提供すると、相互に比較する計画があるため、多くの場合、事前に決定された計画の利点をよりよく強調できます。採用されやすいだけでなく、思いやりやプロ意識も感じられます。あらかじめ決められたプラン以外を採用することで、さらに相手のことを考えることができ、自分の考え不足を補うことができるかもしれません。
過去の経験に基づき、計画を作成する際には、「状況に応じた」方法で計画を提示します。つまり、最初に既存の制約の下での現実的な計画（Normal Case）を説明し、次に制約の下での積極的な計画（Aggressive Case）と、起こり得るリスクの下での最悪のシナリオ（Worst Case）を強調します。
通常、監督者や顧客が意思決定を行うことは 2 つの要因により困難です。1 つは入手可能な情報が判断を下すのに不十分であること、もう 1 つはメリットとデメリットが比較可能で測定できないことです。特に、相手が「イエスかノー」の判断を求められた場合、「意思決定のジレンマ」(http://mtmelove.pixnet.net/blog/post/33) に直面することになります。 6109601-%E5%9B%B0%E5%A2%83%E6%A1%88%E4%BE%8B%EF%BC%9A%E7%99%BE%E4%BA%8B%E7%89%B9%E7%AB%A5%E8%A3%9D%EF%BC%8D%EF%BC%92)」。決断を下すのがこんなに難しいのはなぜですか?なぜなら、人は決断に責任を持たなければならないからです。しかし、起こり得るリスクの評価に基づいて状況と 3 つの選択肢を提示すると、相手の判断材料が増えるだけでなく、意思決定に「リスクと確率」という概念が与えられるため、意思決定に柔軟性が与えられます。
ブリーフィングの構成、解決策、スライドのデザインのいずれであっても、2 番目の可能性があるかどうかをもっと考えるようにしてください。多くの場合、最初に思い浮かぶのは、ほとんどの人が考えるものです。 2 番目、3 番目、さらには 4 番目の方法について考えることにもっと時間を費やしてください。もちろん最初の方法がベストかもしれませんが、アウトプットトレーニングをすることでさらに刺激が増し、次の説明会の参考にもなります。
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なぜ「３」という数字なのでしょうか？ /リウ・イーヨウ
なぜ「３」という数字なのでしょうか？
ピタゴラス (古代ギリシャの哲学者、数学者、音楽理論家。彼と彼の学校はピタゴラスの定理と黄金比を提案しました) の目には、「3」は調和のとれた数です。アリストテレス (古代ギリシャの哲学者、プラトンの弟子) は、始まりと終わり、そして中間があるため、「3」は完全性を表すと信じていました。中国の道教でも、「3」は中心的な要素を暗示するため、強さの象徴であると考えられています。
コミュニケーション理論では、「3」は最も強力な数字であり、それ以上でもそれ以下でも議論を裏付けるには十分ですが、覚えるのが難しいほど多いわけではありません。三点バー、3 つのオプション、3 つの原色、スライドショーの 3 つの要素 (タイトル、コンテンツ、メッセージ) 、三分割法の構成、黄金原理Three、多くのアプリケーションでは、「3」が理想的な数です。
習慣 #3 他人の立場に立つ
あなたが プレゼンテーション デザイナー である場合は、まずブリーフィングのユーザー (あなたまたは他の誰かの可能性があります) を考慮し、対象となる聴衆の考えを推測する必要があります。デザインの概念は重要ですが、問題は多くの場合、視聴者の視点から見たほうがよく見えます。
ターゲットユーザーの視点で考えて、彼らはどのような情報を見たいと思っているのでしょうか？色を見分けるのに難しいことはありますか？この説明会はどこで使用されますか?それを提示するためにどのような媒体が使用されますか?このブリーフィングを聞いたり視聴したりするのにどれくらいの時間がありますか?
この点を見落としている人が多いのですが、短時間で相手に説明内容をしっかり理解してもらいたいとき、情報収集、情報の咀嚼、説明にどれくらいの時間を費やすか考えたことはありますか？
対象となる聴衆の視点から考えると、彼らとつながりができ、説明会の内容も共感を呼ぶでしょう。他人に「変ですね…」と言われても、否定せず受け入れて調整するようにしましょう。
習慣 #4 論理的思考のための質問と回答
説明会で提示された内容、要素、色、配置などについて、なぜこれを行うのかを自問してください。これを行うとどのような効果が得られますか?すべては感情に基づいてはいけません。そうすることで、上司や顧客のニーズに直面したときに、より明確に対応し、より多くの可能性を考えることができるようになります。
プレゼンテーションの構造で使用すると、構造の論理的合理性を確認できます。スライドごとに、「なぜそうするのか?」と自問する必要があります。そして「だから何？」対応するスライドがプレゼンテーション全体に存在し、順序が論理的である必要があります。
習慣 #5 ブリーフィングの性質についての考え方
プレゼンテーションの目的は、情報を伝え、聴衆に行動を促すことです。説明会自体はあくまで補助的なものです。複雑なデザインや絶妙なイラストに執着しないでください。特にショッピングモールや職場でのプレゼンテーションは、問題を解決し、合意に達するプロセスであることがよくあります。議論の結果に応じて、プレゼンテーションの内容を変更する必要があります。簡単に変更できる柔軟性を維持することは、設計時に考慮する必要があります。
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企業におけるプレゼンテーションの価値の定義/Liu Yiyou
良いビジネス説明会とは、「自分が言いたいことを言うのではなく、相手が聞きたいことを言うのではなく、言うべきことを相手が受け入れやすい形で言うことです。それは目的を達成するだけでなく、時間と労力の節約にもなります。」企業は[説明会の価値] (https://www.contenthacker.toda y/2018/02/the-skills-of-consensus-reaching.html) に注目し、より短い時間でより簡単な方法で正しく目標を達成するために、「コスト、時間、効率」の観点を考慮します。これは、企業があらゆる事業活動の価値を測る視点でもあります。
習慣 #6 デザインの基本スキル: 6 つの原則と 4 つの表現
6 つの原則: 整列、コントラスト、親密さ、繰り返し、ホワイトスペース、ノイズリダクション。
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6 つの設計原則は実際には ゲシュタルト理論/Liu Yiyou から導かれています。
4つの表現：テキスト、画像、図表、イラスト
スライドの4つの基本パフォーマンス/Liu Yiyou
スライドフィルムの設計とは、この４つの基本性能とその組み合わせの効果にほかなりません。自分の作品でも観察から得た作品でも、カテゴリに分類して独自のデータベースを作成できます。今後プレゼンテーションをデザインする場合、最初にどのようなプレゼンテーション方法でスライドを配置する必要がありますか?対応するデータベースを参照することで、再度検索する手間が省け、コンテンツの構想に集中できます。
習慣 #7 最善のものはなく、より良いものがあるだけです
常に謙虚であり、未知の可能性を受け入れてください。これは単に「これまで」で最高の結果であり、これ以上良いものはないということではありません。
プレゼンテーションのプロ意識を高めるための上記の7つの習慣は、著者の過去10年間の経験です。私は今でもそれらを実践し続けており、そこから多くの恩恵を受けています。この機会にぜひ皆さんと共有できればと思います。
★推奨読書:
※【上司が教えてくれなかったプレゼンテーションの隠れたルール：大事なのは見た目が良いかどうかではないのですが…】(https://www.contenthacker.today/2018/02/presentation-goal.html)
- 2018 年のビジネス プレゼンテーション デザインにおける 6 つの主要トレンド: ストーリーテリング、ネガティブ スペースからデザイン インテリジェンスまで
- 5 つの質問と 3 つの詳細をマスターして、目を引く年間計画プレゼンテーションを作成する
- 2018 年のプレゼンテーション デザインのトップ 10 トレンド: 携帯電話でプレゼンテーションを読む時代が到来
- 上司の右腕になる: 上級幹部向けの会議プレゼンテーションを準備するための 5 つのヒント
★この記事は[プレゼンテーション]のためにLiu Yiyouによって書かれました。 Easy Presentation Workshop](https://www.facebook.com/easypresentation)の創設者。ビジネスプレゼンテーションに10年以上の深い経験があり、プレゼンテーションの構成、情報の視覚化、戦略提案、資金調達プレゼンテーションなどを得意としています。転載の許可をいただき、ここに感謝します。
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★画像出典：【プレゼンテーション．簡単プレゼンテーション】(https://easypresentation2016.blogspot.tw/)
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- [『ゆっくり読んで数秒で理解する: Vista のデジタル グッド コピー分析時間』新刊発売説明会: テキスト コミュニケーション 2.0 の本質を理解するための必須ガイド](/blog/slow-reading-to- Understand-in-秒-3)
- 上司が教えてくれなかったプレゼンテーションの隠れたルール: 重要なのは見た目が良いかどうかではありませんが…
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