外国人管理職の職場習慣をこっそり学ぶ 信頼関係を築き効率よく仕事を進める方法

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【この記事を転載する理由】 Webサイト「Content Hacker」は、コンテンツマーケティング、コピーライティング、グロースハッキングの分野におけるスキルの教育と共有に重点を置いているだけでなく、読者や職場の友人の育成も非常に重視しています。 [Evonne Tsai] によるこの記事 (https://medium.com/@evonneyifangtsai) は、会社員の労働習慣について語るだけでなく、文書の書き方や手紙の管理に関する [彼女自身の] (https://www.linkedin.com/in/evonne-tsai) のヒントも共有しています。これらは実際にコンテンツに関連しており、学ぶ価値のある詳細がたくさんあります。

効率的に仕事をするための習慣を共有する

私の記事を読んだ読者は Medium にいます。 B%BB%E7%9A%84%E5%B7%A5%E4%BD%9C%E7%BF%92%E6%85%A3%E5%88%86%E4%BA%AB-708d52b4685f) 上記の重要なポイントは主に仕事上の考え方や実践に関するものであると思われるので、私の仕事上の習慣のいくつかを簡単に整理して共有します。より良い実践方法がある場合は、ぜひ共有してください。

!【外国人管理職の職場習慣に学ぶ、信頼関係の築き方と効率的な仕事の進め方～計画書と書類について】(https://cdn-images-1.medium.com/max/800/1*20k8dH60rFrlM5QgCnqs8g.jpeg)

計画書や書類について

• 週間計画: 毎週月曜日の朝の最初のタスクは、その週にやりたいことをスケジュールし、前週の計画を確認することです。達成できなかったものと達成できなかった理由。上司に頼まれなくても計画を立てておかないと、月曜日にパソコンに向かうときに途方に暮れてブルーマンデーになってしまいます。無駄な1～2時間かかることもよくあります。計画をリストアップしたら、すぐに焦点を当てて優先順位を付けることができます。

• 気が散り始めたら、戻って週間計画を確認します。ほとんどの場合、すぐに集中できます。それでも集中できない場合は、やりたいことを一つずつリストアップすると優先順位がつけやすくなります。

※チェックリスト（チェックリスト）を頻繁に作成しましょう。基本的には忘れることやうっかりすることのリストを作成し、次回から直接確認して同じ失敗をしないようにします。もちろん、思い出す手間も省けます。

• フローチャートを作成し、何かがどのように起こり、どのように終わるかを明確に尋ねることがよくありますか?それを記録すれば、実際に練習したり、その場で観察したりすることができます。

• 計画、ファイルリンク、連絡窓口、進捗状況など、プロジェクトに必要なすべての情報を 1 つのドキュメントに整理し、必要なファイルは同じクラウド フォルダーに整理されます。

• 時間と予算の両方でバッファーを確保します。

デマンドとコミュニケーションについて

• 仕事を受け取るとき、「目的は何ですか?」と尋ねます。原因と結果は何ですか?また、関連する部署は何ですか?

• 5W1H を使用して、実際のニーズを明確にします。

※督促の目的を明確にした上で、督促者に直接、次に何をするか簡単に伝えます。その一部は、最初にそれについての考えを確実に終えていることを確認することです。そうすることで、後で計画を立てるときに、問題の因果関係を忘れて再考して計画するという労力を大幅に減らすことができます。また、出力が相手の期待とほぼ一致していることを確認するのも簡単です。相手も、あなたが次のステップの計画を急いで立てたと聞くと、あなたがこの件を優先的に考えてくれたと思うでしょう。

※以前は未完成であっても、半完成品のプロトタイプを持ってきて、購入者にこの方向性でよいか確認してから続行、つまりベータ版を先にリリースしていました。これにより、間違った道を選択し、修正するのに長い時間がかかるという状況を減らすことができますが、相手の期待が正しいという事実に注意を払う必要があります。完成品ではなく、最初に相手の方向性を確認しているだけです。そうしないと、あなたの出力はプロフェッショナルではないとみなされる可能性があります。上司は形式と内容に関して高い要件を持っているので、今はこれを行いませんが、それでも、必須ではないことをしたり、上司の限界をテストしたりするのに時間を無駄にします。

• ニーズを教えてくれた人は、必ずペンで書き留めます。自分の記憶を信用していないこともあるし、会話しながら丁寧に書いてくれるから、仕事を渡す側も安心するからだ。同時に、あなたがこの件を大切にしており、決して忘れないことも知っています。

• 手紙やリクエストは 1 ～ 2 日以内に返信する必要があります。完全な回答がない場合でも、暫定的な回答が得られますが、いつ回答が得られますか?以前はこれが非常に速いと思っていましたが、今では他の SP 会社と比較すると非常に遅いと考えられています。

• 誰かと話したいとき、質問したいとき、通常はまず相手が空いているかどうかを尋ねます。私はおそらく、急いで質問するのではなく、彼の時間をできるだけ多く取る必要があるでしょう。

※必要な場合以外は「急ぎです」とは言わず、本当に急ぎでない場合は「急ぎではありません」と伝え、いつでも渡してください。

• 約束を守り、他の人に与えると約束したものはいつでも与えてください。どうしてもダメな場合は、事前に相手と連絡を取り、新たにオファー時間を設定する必要があります。

※内側から外側まで確認してください。たとえば、質問がある場合は、外部パートナーや他の部門の人に質問する前に、まず Google で質問する必要があります。見つからない場合は、同じ部署の人に聞いてください。同じ部門に人が見つからない場合は、他の部門の人やパートナーに尋ねてください。

会議について

※会議を開催する場合は、会議への招待状を送信する必要があります。会議の招待状には、話し合う議題や誰が何を話すかなどの議題（アジェンダ）を記載する必要があります（これは非常に基本的なはずですが、会議で議題を記載しない人を多く見かけました）。

※会議開始時間の5～10分前には必ず会議室に到着してください。電話会議の場合は、必ず 3 分前に通話を開始してください。

※全員が到着したらプロジェクターを接続し、議論するファイルを開いてください。時間が過ぎても誰かが来ない場合は、確認のために率先してプライベート メッセージを送信してください。

※会議の初めに、会議の目的と期待される成果について再度話し合います。会議中に簡単な記録が作成され、各項目はアクション項目を持つ人に確認されます（群衆の圧力によってその場で確認する必要があります）。

※議事録は会議終了後に発送します（以前は当日中に発送していましたが、現在は状況次第…ただし遅くとも翌日には発送）。

• 大人数で報告する会議では、たとえ自分の話と関係のない内容であっても、他の人が話している間は退屈せずに入力することはありません。代わりに、相手の言うことに耳を傾け、自分が何が貢献できるかを考えます。たとえ持っていなくても知識として扱われます。

※多方面からの情報や予備知識を同期し、皆様に見ていただける情報を発信するよう努めます。

• 何かについて話し合っているとき、後で確認したいことを突然思い出し、相手の話を遮るのが恥ずかしくて忘れてしまうのが怖いとき、私はこっそり指で 1 を作り、2 つのことを 2 にします。このようにして、少なくとも、後で議論する必要があることがどれだけあるかわかりますか?一般的に、これは何が起こったのかを思い出させるでしょう (これは 姉妹 E5%B7%A5%E4%BD%9C%E4%B8%BB%E7%AE%A1%E6%95%99%E6%88%91%E7%9A%84%E4%BA%8B-2ef9081cb8f6)が教えてくれました)。

手紙について

• まずは電話またはプライベートメッセージで話し合い、何も起こらない場合は無作為に手紙を送らないでください。レターを送信する目的は、プライベート メッセージのディスカッションの結論を記録し、後で全員がフォローできるようにすることです。

• 重要な文字、または一般的なカテゴリの文字には、[報告書]、[会議議事録] など、文字の先頭に [ ] のマークが付けられます。

• 超無敵は手紙の受信者が誰であるか、そしてそれがどのような役割であるかを気にしており、上司に干渉したり（コピーを送ったり）誰かを追加したりすることは決してありません。同時に、誰が追加されたのかをレターの冒頭に記載し、全員に知らせます。メールに CC された人が多すぎる場合は、その人 (特に上司) を削除し始めます。もちろん、誰が削除されたかは、手紙の冒頭で全員に通知されます。

• 私は、finish という名前のレター フォルダーを持っています。これは、削除しても安全ではないと思われる手紙や、保存しておいてスペースを占有する手紙専用です。実際、その手紙の99％は二度と読まれることはありませんが、入れておくことで心理的な負担はありません。

※手紙を出す前に緊張して3回は読まなければなりません。重要な手紙の場合は、まずいと判断し、一旦下書きのままにして、しばらくしてから確認し（もちろん手紙の適時性にもよりますが）、問題がなければ送信します。

信頼を構築するための基本原則

上記の仕事の習慣の中には、基本的なものに見えるものもあれば、ちょっとしたヒントに見えるものもあれば、状況や役割に応じて変更する必要があるものもあります。つまり、1 番を指してエンジニアと比べてもそれが何なのか思い出せない場合、私は変人だとみなされることになります。

実際、不変の仕事の原則は、全員の時間を尊重し、全員のためにもう一歩考えることです。少し工夫すれば、10 人で 5 分、合計で 1 時間近く節約できます。

また、自分自身を過信しないでください。人間は忘れたり、集中力を失ったり、気が散ったりする動物なので、整理し、記録し、計画を立て、結論を送信する必要があります。

こうした小さなことの積み重ねが、あなたのプロ意識や他人からの信頼の源となります。こうした仕事の習慣を定着させるには本当に積み重ねが必要ですが、それを解消するには一晩しかかかりません。

最後に、仕事関連の「クールドの法則」について共有したいと思います。まだ理解していない点がある場合は、まずディスカッションに出すか、返信してください。99% の確率で問題が発生します。そうすると必ず聞かれ、なぜ時間をかけて理解できなかったのか死ぬほど後悔することになります。本当に毎回効果があります。

あらゆるイベント は、確率がゼロより大きい限り、それが起こると確信できます。

ですから、忙しいからといってチャンスを掴むのは絶対に禁物です！それはあなたの貴重なクレジットを消費するので、注意してください…

しかしその一方で、みんながやみくもに物事を話しているときに、あなたが飛び出して原因と結果を明確に説明できれば、誰もがあなたをとても強くてプロフェッショナルだと思うでしょうし、それによってみんなの時間も節約できます。

さて、あなたが良いと思う仕事の習慣は何ですか？あなたもシェアしましょう！あなたの仕事の習慣が上記のものと 90% 似ている場合は、履歴書を添えて私にプライベート メッセージを送ってください。

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★ 写真クレジット: rawpixel.com

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