ぜひこれを実行すれば、安心して名刺管理ができるようになります。
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オフィスワーカーが日常生活で遭遇するトラブルは何かというと、「名刺の管理方法」(https://www.cheers.com.tw/article/article.action?id=5025448) は間違いなく誰もが知りたがるホットな問題の 1 つになると思います。
世界を歩く際に名刺交換してみませんか？問題は大量の名刺をどう管理・保管するか？正直に言うと、保管は非常にシンプルかもしれません…多くのセールスマンやジャーナリストの友人が、名刺の束を輪ゴムで縛って引き出しの奥に放り込んでいるのを見たことがあるでしょう。もちろん、よりこだわりがある場合は、保管用に名刺ボックスや名刺ブックをいくつか購入することもできます。
——でも、名刺をたくさん集めたら、どうやって管理すればいいのでしょう？
EMBAの元同級生が「自分にはそんな問題はなかった」と笑顔で言ったのを今でも覚えています。誰もがこの社長が何か巧妙な策略を隠し持っていると思っていたが、彼が重要なポジションにいたため、会社はそのような「小さなこと」を処理するために有能なゼネラルマネージャーの特別アシスタントを派遣したことが判明した。しかし、一般の会社員にとって、専用のサービスを享受できる機会はめったにありません。
正直に言うと、私はここ何年も職場で働いてきて、おそらく秘書に頼む以外に使ったことはありません。他のほぼすべての方法を試しました。名刺スキャナーやアプリで管理したり、携帯電話で撮影したり、Evernote に保存したりすることもできます。 D%95%E7%94%A8%E6%89%8B%E6%A9%9F%E6%8E%83%E6%8F%8F%E5%90%8D%E7%89%87%E5%88%B0-Evernote-) または Google のクラウド データベース!厳密に言えば、名刺を整理するという作業は、退屈で退屈なだけでなく、非常に時間と時間がかかります…さらに厄介なのは、名刺をスムーズに整理する習慣を誰もが身に付けるのが難しい場合が多いということです。
別の例を挙げると、あなたも同様の経験はありますか？明らかに、私はすべての名刺を整理してファイリングするのに時間を費やしました。しかし肝心なところで、ある連絡先の情報が見つからない！
ほら、これってオフィスではよくある光景ですか？
私がメディアで働いていた頃、ある上司の連絡先を知りたがっていた先輩記者がいたのを今でも覚えています。その時、彼は編集部の同僚全員を緊急に動員して協力させました…問題があまりにも大きかったため、誰もが締め切りのプレッシャーを気にすることができず、それまでやっていたことを放棄し、何千枚もの名刺を一枚ずつフィルタリングし始めなければなりませんでした。名刺を探すために長い間苦労しました。
何年も経った今でも、この事件のことを思い出すと恐ろしい気持ちになります。そうですね、この経験はとても辛かったので、今でも印象に残っています。
私も名刺管理で何度も痛い思いをしてきたので、ここ数年でアプリの普及に追いつきました。ワイヤーフレームと操作インターフェイスがすでに設計されている人事管理用のモバイル ソフトウェアを開発することも考えました。しかし、ことわざにあるように、「計画は変化に追いつけない」のです。わずか数年後には、人々がアプリを使いたくなくなるとは誰が予想したでしょうか?
名刺を受け取ったときに、重要な情報を名刺の裏に書き留めることに慣れている人もいると思います (例: 出会った場所、働いている業界、共通の友人がいるかどうかなど)。正直に言うと、これは良い方法だと思います！でも、まずは名刺の美しさを壊したくないんです（本に線を引くのも耐えられないし、当然名刺にメモする習慣もありません）。次に、このデジタル時代において、この方法はまだ少し不便だと常々感じています。
当時アプリの開発は成功しませんでしたが、簡単で便利な方法を見つけました。これを実践して以来、いざという時に連絡先が見つからないということがなくなりました！
わかった、あまり大げさなことは言わないよ！
実は私の名刺管理方法はとてもシンプルで、名刺を受け取ったその日は、どんなに疲れていても忙しくても、相手に短く簡潔な挨拶状を書くようにしています。手紙には出会いのきっかけや機会が記載されているだけでなく、お互いの連絡先や重要な情報も残されています。
手紙を書くことで、貴重なつながりのためにデジタルの足跡を残すことができます。これを行うのは簡単ではありませんか？
この手紙には何を書けばいいのかと疑問に思うかもしれません。 ✔ 新しい人と出会った機会や機会について、率先して言及してください。 ✔ 簡単に自己紹介をし、連絡先情報も忘れずに含めてください。 ✔ お互いに助けを求められるよう、今後も連絡を取り合っていきたいと考えています。
相手に挨拶をすることは職場でのマナーであるだけでなく、手紙を書くことで相手への印象を深めることもできます。もちろん、より重要なのは、後から追跡できる「デジタルの足跡」を残すことです。
情報技術の進歩により、GoogleやBaiduなどのインターネット企業の検索技術の発展は早いと言えます。いやあ、すごい迫力ですね！つまり、私のGmailが常に安全であれば、名刺管理という難しい問題はおのずと解決されるのです。今後は、名前または出会いの時間と空間の背景に関する関連する手がかりを入力するだけで、連絡先情報をすぐに見つけることができます。
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💡 写真クレジット: Hitesh Choudhary
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